The AmplifyChange Podcast

La Sauvegarde

Episode Summary

La protection des personnes vulnérables, qu’est-ce que cela implique et pourquoi est-ce si important ? Découvrez les réponses à ces questions et à beaucoup d’autres dans le podcast AmplifyChange sur le sujet. Eloise Walton, l’une des expertes de la protection des personnes vulnérables chez MannionDaniels, est invitée par Rkia Sayar pour parler des choses simples que l’on peut faire pour mettre en place une bonne politique de protection, des obstacles prévisibles et des solutions, en partant de cas qui se sont réellement posés.

Episode Notes

La protection des personnes vulnérables, qu’est-ce que cela implique et pourquoi est-ce si important ? Découvrez les réponses à ces questions et à beaucoup d’autres dans le podcast AmplifyChange sur le sujet.

Eloise Walton, l’une des expertes de la protection des personnes vulnérables chez MannionDaniels, est invitée par Rkia Sayar pour parler des choses simples que l’on peut faire pour mettre en place une bonne politique de protection, des obstacles prévisibles et des solutions, en partant de cas qui se sont réellement posés.

Pour plus d'informations sur MannionDaniels et leur travail, visitez manniondaniels.com

Find out more about MannionDaniels and its work at manniondaniels.com

 

Episode Transcription

English transcript below French transcript

Rkia Sayar Bienvenue dans le podcast d'AmplifyChange sur la sauvegarde. Mon invitée aujourd'hui est Eloise Walton.  

Eloise est chargée des opérations sénior à MannionDaniels, l'une des organisations partenaires ayant fondé AmplifyChange.  

Eloise est l'un·e des expert·e·s de MannionDaniels formé·e·s sur la sauvegarde des enfants et des adultes vulnérables.  

Elle bénéficie d'une vaste expérience à travers l'Afrique francophone et lusophone et parle couramment le français, le portugais et l'anglais.  

Eloise, Bienvenue.  

Eloise Walton   Merci beaucoup.  

Rkia    Qu’est-ce que la sauvegarde ?  

Eloise La sauvegarde est le fait d’assurer la sécurité de chaque enfant et adulte, c’est-à-dire qu’iels ont le droit de ne pas être exposé·e·s à des formes de préjudice ou d’abus.  

Pour les organisations, la sauvegarde signifie leur responsabilité de s’assurer que leur :  

Conseil d’administration/bureau  

Personnel  

Volontaires  

Opérations et programmes  

« ne causent aucun préjudice ou abus.  »  

Rkia Superbe, d’accord. Pouvez-vous définir ce qu’est un « préjudice » ?  

Eloise Oui, bien sûr. Un préjudice ou un abus peuvent survenir dans le cas où il y a des déséquilibres de pouvoirs. Cela inclut :  

Les abus physiques ou sexuels.  

Le harcèlement sexuel et/ou l’exploitation.  

D’autres formes d’exploitation telles que le travail forcé.  

Le harcèlement ou la persécution.  

Quand on parle de sauvegarde, la plupart des gens pensent exclusivement aux enfants, mais cela s’applique également aux adultes. Toutes les politiques de sauvegarde doivent également couvrir les risques liés aux adultes.  

Rkia    Pourquoi la sauvegarde et la protection sont si importantes ?  

Eloise    La sauvegarde est une valeur fondamentale d’AmplifyChange.  

Tout le monde – chaque enfant et chaque adulte – a le droit fondamental d’être en sécurité et protégé des risques de préjudices.  

La sauvegarde est au cœur des principes d’AmplifyChange. C’est l’une de nos valeurs fondamentales et doit l’être pour toute personne ou organisation avec laquelle nous travaillons ou qui est bénéficiaire de l’une de nos subventions.  

Au sein de chaque société et culture, il existe des déséquilibres de pouvoir et avoir mis en place de bonnes mesures de sauvegarde permet de s’assurer que chaque personne est protégée autant que possible du risque d’abus ou d’exploitation lié aux déséquilibres de pouvoir.  

Rkia Il y a un amalgame parfois entre sauvegarde et protection, pourriez-vous élaborer un peu plus ?  

Eloise Qui, la sauvegarde = les actions prises pour la prévention des préjudices et des abus.  

Protection, par exemple, un enfant ou un adulte qui a besoin d’un niveau supplémentaire de surveillance et d’appui. Et ce, parce qu’ils ou elles ont déjà été ou sont exposé·e·s à des risques spécifiques d’abus, de négligence ou de violence.  

Rkia Selon votre expérience, quelles sont les principales barrières rencontrées par les organisations pour mettre en place une bonne politique de sauvegarde ?  

Eloise Il peut y avoir de nombreuses barrières dans la mise en place d’une bonne politique de sauvegarde. Par exemple :  

Des obstacles culturels faisant que les personnes pensent que cela ne pourrait pas arriver dans leur culture ou que lorsque cela survient, c’est acceptable. Par exemple le mariage d’enfants de moins de 18 ans ou le fait qu’une personne de l’organisation ait une relation avec quelqu’un·e de moins de 18 ans en dehors.  

AmplifyChange considère tout personne de moins de 18 ans comme étant mineure. Toutes les organisations avec lesquelles nous travaillons et que nous finançons doivent partager cette vision, quelles que soient les lois du pays dans lesquels elles travaillent.    

Toutes les organisations bénéficiaires de subvention(s) doivent signer les principes universels de sauvegarde d’AmplifyChange. Ils font partie des contrats de subvention.  

D’autres barrières incluent :  

La connaissance : les personnes ne comprennent pas toujours cette problématique ou ne savent pas quoi faire face si cela survient.  

La sauvegarde est souvent considérée comme un simple exercice visant à cocher des cases. Par exemple une organisation pourrait rapidement trouver sur Google une politique et ainsi satisfaire les critères des bailleurs.  

Toutefois, trouver une politique en ligne ou en développer une rapidement ne signifie pas avoir compris la problématique. Une organisation doit réellement comprendre les enjeux et développer sa propre politique afin qu’elle corresponde à sa situation propre.  

Rkia  Sur la question de la connaissance, quels conseils pourriez-vous donner aux organisations ?  

Eloise Les organisations doivent vraiment parler entre elles et connaître leur situation propre. C’est-à-dire qui sont leurs bénéficiaires, avec qui elles travaillent en se demandant si ce sont des enfants ou des adultes et quelles sont les situations de sauvegarde qui peuvent apparaître dans leur situation et leur pays. Ce n’est pas tout simplement aller en ligne et copier-coller la politique de sauvegarde d’une autre organisation car cela ne serait pas spécifique ni utile pour elles et eux.  

Rkia    Superbe, merci.  

Eloise    Donc, il existe également d’autres barrières telles que :  

Les personnes ne prennent pas la problématique assez au sérieux en pensant que cela n’arrivera pas au sein de leur organisation / qu’il n’y en a jamais eu par le passé / qu’il sera simplement possible de les traiter au moment où cela survient.  

Les victimes sont culpabilisées voire tenues pour responsables ou ne sont pas prises au sérieux.

Les personnes ont peur de faire des signalements et pensent qu’elles sentiment que quelque chose ne va pas sans pour autant avoir de preuves  

Une autre barrière, la crainte de voir la police impliquée car dans certains cas cela pourrait créer d’autres problèmes, par exemple.  

Mais les problématiques de sauvegarde peuvent survenir et sont réelles (elles arrivent) et quand cela se produit, vous devez être prêt·e·s afin d’y répondre rapidement et de manière adéquate.  

Sinon, la situation peut rapidement devenir hors de contrôle et créer des dégâts encore plus importants.  

Rkia Ce que je retiens ici c’est que la sauvegarde est une problématique universelle à laquelle on doit se préparer comme pour tous les risques. On doit les prévoir, les inclure dans les politiques et en être conscient·e.  

Cela signifie être toujours en alerte pour des cas potentiels d’abus.  

Pouvez-vous nous donner deux exemples vécus liés à la sauvegarde ? De quelle manière les avez-vous traités ?  

Eloise Oui, bien sûr. Par exemple, de plus en plus de services sont dématérialisés, en particulier dans le cadre de la réponse à la pandémie de la COVID-19.  

Dans un service ayant une ligne téléphonique d’aide, l’une des travailleuses avait remarqué que l’un de ses collègues homme semblait être régulièrement en communication avec la même jeune femme (cliente). Elle l’a entendu utiliser son nom et d’autres éléments dont il parlait suggéraient qu’il s’agissait de la même personne.  

Elle l’a ensuite également entendu dire à la cliente de toujours demander à lui parler à lui chaque fois qu’elle appelait. Il n’avait rien dit d’autre qui aurait été inapproprié.

La travailleuse était préoccupée de cette situation dans la mesure où chacun·e d’entre elles·eux devaient simplement répondre au téléphone dès qu’un appel arrivait.  

Elle appréciait son collègue et ne voulait pas lui causer d’ennuis, mais était également mal à l’aise de ce qu’il faisait  

Après y avoir réfléchit, elle s’est rapprochée de la personne en charge de la sauvegarde au sein de son organisation pour faire un signalement.  

La responsable de la sauvegarde l’a rassurée sur le fait qu’elle avait pris la bonne décision et qu’elle ferait un suivi.  

La responsable de la sauvegarde a parlé à l’homme concerné.

Il a assuré avoir créé une relation de confiance avec la femme en question et pensait ainsi être en mesure de vraiment l’aider.

La responsable de la sauvegarde et de la protection lui a rappelé la politique de sauvegarde et que la réponse aux appels devait être aléatoire. 

Elle lui a dit que la prochaine fois que l’appelante téléphonait et demandait à lui parler, il fallait qu’il dise ne pas être disponible et qu’il était préférable qu’elle parle à l’un·e de ses collègues. Il ne pouvait pas dire à la personne : la prochaine fois demandez à toujours parler avec moi, ce n'est pas comme cela que ça fonctionne. La politique de sauvegarde était là pour bien expliquer cela.  

La responsable de la sauvegarde a également organisé une session de recyclage sur la politique de sauvegarde pour l’équipe de la ligne téléphonique, en particulier sur ce qui était ou non un comportement ou une communication appropriés.  

Rkia  C’est donc très important donc d’avoir des sessions de formation pour éviter toute situation compromettante. Avez-vous un autre exemple  ?  

Eloise L’autre exemple que je souhaite partager concerne une fille que nous nommerons A qui avait 13 ans :  

Pendant environ un an, elle participait au club périscolaire des filles et ne ratait jamais une séance.  

Elle était populaire et une membre active. Elle aimait être impliquée dans les activités et débordait d’idées et de suggestions.  

Cependant, en l’espace de quelques semaines, la leader du club a commencé à remarquer que la fille A se renfermait de plus en plus.  

Elle avait arrêté de prendre la parole lors des séances et pendant les activités, au lieu d’être assise aux premiers rangs comme avant, elle restait au fond. Elle ne souriait presque plus et semblait avoir perdu sa confiance en elle.  

Elle commençait aussi à rater certaines séances.  

La leader lui a demandé plusieurs fois si quelque chose n’allait pas, mais la fille A répondait toujours que tout allait bien. Elle demanda également aux amies de la fille A, mais aucune d’entre elles ne savaient si quelque chose n’allait pas, remarquant simplement qu’elle avait changé.  

La leader en informa sa responsable qui suggéra de parler à la professeure de la fille et, ensuite, de peut-être également en parler aux parents.  

La professeure admit qu’elle était également inquiète donc la leader du club décida d’en parler aux parents la prochaine fois qu’elle les verrait.

Grâce aux discussions avec les parents, la leader du club découvrît que le père de la fille. A pensait qu’il était temps pour sa fille de quitter l’école et de se marier. Ils avaient commencé à chercher de futurs maris pour elle afin de respecter les traditions bien que la fille ne le souhaitât pas.  

Ce ne fut pas simple et prit du temps, mais avec le soutien des aînés de la communauté, la professeure, la responsable et la leader du club réussirent à convaincre les parents de la fille de la laisser étudier et le projet de mariage fut suspendu.  

Ce fut comme si un poids avait été enlevé des épaules de la fille A. Elle devint de nouveau une membre active du club périscolaire et recommença à sourire et à retrouver sa confiance en elle.  

Rkia  Ce que je retiens de ces deux exemples donc, et dîtes-moi si je me trompe, c’est que quand on aborde des suspicions ou cas d’abus, il faut toujours.  

Assurer l’anonymat des personnes impliquées, y compris des victimes présumées.  

Etre en alerte face au changement de comportement des personnes. Dans votre deuxième exemple, il y a un changement d’attitude chez la jeune fille très remarqué ce qui a alerté l’animatrice et la professeure. Et c’est comme cela qu’elles ont pu aider la fille en parlant avec les parents et en réussissant à les convaincre qu’il était préférable qu’elle continue ses études pour assurer son avenir. C’est formidable. L’une des raisons d’être de la sauvegarde est la prévention, mais aussi la résolution des cas en créant un espace d’échange avec les personnes concernées.  

Rkia  Que peuvent faire les bénéficiaires actuels et potentiels afin de s’assurer que chaque personne soit en sécurité ?  

Eloise Oui, bien. Tout d’abord, la sauvegarde doit devenir une priorité pour l’organisation : c’est très important. Il faut qu’il y ait un engagement sur cette problématique du haut de la hiérarchie jusqu’en bas.  

Ensuite, vous devez développer une bonne politique qui puisse être mise en place et des procédures afin de gérer et résoudre tous les signalements.    

Il existe de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour vous guider, mais vous devrez créer une politique qui corresponde à votre organisation et aux spécificités de votre contexte.  

Vous devez communiquer très clairement sur qui est le ou la responsable de la sauvegarde et de la protection au sein de votre organisation. Chaque personne doit savoir vers qui se tourner pour faire un signalement lié à la sauvegarde, et ce, en toute confiance.  

La sauvegarde est la responsabilité de tou·te·s. Chaque personne au sein de l’organisation doit réfléchir à ce que cela signifie pour elle dans le cadre de sa fonction.  

Il est important de prendre du temps en équipe afin de réfléchir à :  

Quels sont les risques au sein de l’organisation selon les moments et les différentes situations  ?  

Comment pouvons-nous atténuer ces risques (par exemple : n°1:1 lors de séances avec les enfants, limiter l’accès aux informations sensibles. Pour ce faire, les détails concernant les enfants sont dans une banque de données spécifique où les données sont limitées (pas de numéro de téléphone ou autres)).

Quelle est la procédure de signalement ?  

Qui, au sein de l’organisation, sera le ou la responsable de la sauvegarde. C’est-à-dire la personne qui a pour responsabilité de s’assurer que les mesures au sein de l’organisation sont les meilleures possibles et qui chapeaute toutes les investigations lorsqu’un signalement a été effectué.  

Rkia   Est-ce que vous avez d’autres recommandations ?  

Qui est la ou le suppléant·e du ou de la responsable de la sauvegarde et de la protection (et pourquoi cela est nécessaire) ?  

Pensez à ce qui rend ces personnes aptes pour devenir des responsables de la politique de sauvegarde. Par exemple, leur expérience de vie, leur formation, leurs compétences.  

La confidentialité. Tous les cas ou signalements doivent être rapportés et les investigations menées dans le respect de la confidentialité.  

Le besoin d’un registre où l’ensemble des signalements sont listés, datés ainsi que le résultat de l’investigation notée. 

Quelle est la procédure pour l’investigation des cas ?  

S’il s’agit d’une fausse alerte, c’est OK. Il ne doit y avoir de répercussion pour personne : ni pour la personne ayant fait un signalement, ni pour la personne ayant fait l’objet de l’investigation. Si c’est une fausse alerte, c’est une fausse alerte !  

Vous pouvez avoir des éléments très simples mis en place comme une boîte aux lettres fermant à clefs dans les bureaux où chacun·e peut glisser une note anonyme de signalement. Tout le monde n’a pas d’ordinateur ou accès à internet. Parfois, une petite boîte où l’on peut glisser une note anonyme peut être suffisante dans certains contextes. Cette boîte devrait être vérifiée chaque matin.  

Rkia   Donc, y a t-il d'autres choses qu'il faudrait considerer ? :  

Eloise  d’autres choses à considérer pour l’organisation comprennent, où le registre des signalements est-il gardé (cela doit être dans lieu sécurisé car on ne veut pas que tout le monde puisse regarder ou lire les informations) et qui y a accès dans l’organisation ?  

Quelles sont les échéances et le calendrier pour l’investigation d’un signalement ? Si quelqu’un fait un signalement, combien de temps vont-ils ou elles attendre pour savoir le résultat de l’investigation (un jour, deux jours, un an ?).  

Comment écrire une politique accessible couvrant les enfants et les adultes afin que tout un chacun·e puisse la lire, comprendre et signer ? Souvent, nous voyons des politiques seulement en anglais pour des pays francophones donc nous savons déjà que toutes les personnes qui travaillent pour l’organisation et les volontaires ne parlent pas toutes anglais. Donc il faut la traduire et parfois c’est dans plusieurs langues qu’il faut le faire pour que cela soit approprié et que tout le monde puisse la lire et la comprendre.  

Il faut réviser la politique chaque fois qu’un signalement est fait et la mettre à jour si nécessaire. C’est une bonne pratique d’avoir un contrôle des versions de la politique. Une organisation qui n'a pas de politique peut en créer une et s'il y a un signalement, elle doit lire la politique de nouveau pour voir s'il faut mettre quelque chose à jour ou voir si les mesures de la politique ont bien fonctionné.  

Réviser la politique chaque fois qu’un signalement est fait et la mettre à jour si nécessaire (c’est une bonne pratique d’avoir un contrôle des versions).  

La formation ? La formation disponible est-elle adéquate ? Si oui, incluez là dans votre budget de subvention. AmplifyChange peut financer cela.  

Rkia La question que posent souvent les organisations à AmplifyChange, c’est pourquoi prendre en compte également les adultes vulnérables si l’on est une organisation qui travaille exclusivement avec les enfants ? Que leur recommandez-vous ?  

Eloise Car la politique de sauvegarde concerne tout le monde, pas seulement les bénéficiaires de l’organisation. Cela concerne aussi vos volontaires et votre staff. Il peut y avoir des abus entre un·e salarié·e haut placé·e dans la hiérarchie de l’organisation et un·e volontaire plus jeune qui viendrait d’arriver par exemple, qui manque d’expérience.  

Rkia Très intéressant, merci beaucoup Eloise. Auriez-vous d’autres réflexions à partager avec les auditeur·trice·s afin de conclure ?  

Eloise   Qui, les points clefs à retenir.  

Soyez prêt·e·s, chaque personne au sein de l’organisation doit savoir quoi faire.  

La confidentialité : chacun·e doit se sentir en confiance dans le cas où il ou elle ferait un signalement concernant la problématique de la sauvegarde et être assuré·e que cela sera traité de manière confidentielle, puis qu’une investigation aura lieu.  

Aussi, AmplifyChange a un document d’orientation accessible ici www.amplifychange.org . Le document il comprend :  

Des indications sur la définition de ce qu’est le préjudice.

Les choses auxquelles penser. 

Le document vous aidera à écrire votre politique de sauvegarde ou à renforcer celle que vous avez.  

Eloise   Enfin  

Positionnez-vous toujours du côté de la prudence : n’ayez pas peur de faire un signalement si vous pensez que quelque chose semble anormal ou étrange, même sans preuve directe.  

Mieux vaut être prudent·e que désolé·e – mieux vaut prévenir que guérir.

Rkia Merci beaucoup pour cet intéressant échange et je suis sûre que nos auditrices et auditeurs vont en profiter.  

Eloise   Merci 

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English transcription

Rkia Sayar Welcome to the AmplifyChange podcast on Safeguarding. My guest today is Eloise Walton.  

Eloise is a Senior Operations Manager at MannionDaniels, which is one of the founding partners of AmplifyChange.  

She is one of MannionDaniels’ trained experts on safeguarding of children and vulnerable adults.  

Eloise has extensive experience across Francophone and Lusophone Africa and is fluent in French, Portuguese and English.  

Eloise, welcome to the podcast and thank you joining us today.  

Eloise Walton  Thanks very much Rkia, thanks for having me.  

Rkia   So first of all, what is safeguarding?  

Eloise   Safeguarding is the act of keeping of every child and adult safe, which means not to be exposed to any form of harm or abuse.  

For organisations, safeguarding means the responsibility of those organisations that their:  

Do no harm or abuse.  

Rkia   Can you define harm? What does it mean?  

Eloise   Harm and abuse can occur as a result of power imbalances. They include:  

When people think of safeguarding, they tend just to think about children but safeguarding applies to adults as well, and any policy needs to cover risks related to adults too.  

Rkia   Could you tell us why is safeguarding so important?  

Eloise   Safeguarding – is a core value of AmplifyChange.  

So, everyone – every child, every adult – has the fundamental right to be safe and protected from the risk of harm.  

Safeguarding is at the heart of what AmplifyChange stands for. It’s one of our core values and needs to be a core value for anyone we work with or who receives a grant from us.  

Within every society and culture there are power differentials and having good safeguarding measures in place ensures that everyone is protected as far as possible from those power differentials and from being abused or taken advantage of.  

Rkia   And protection?  

Eloise   People may also hear the word ‘protection’ used.  

Safeguarding = actions taken to prevent harm and abuse.  

Protection = a child or adult need an additional level of monitoring and support. Because they have experienced or are at specific risk of abuse, neglect, or violence for example.  

Rkia  In your experience, what are the main barriers to ensuring good safeguarding in organisations?  

Eloise There can be quite a lot of barriers to ensuring good safeguarding, for example:

Cultural – people thinking it would never happen in their culture or, that when it does happen, it is acceptable, for example, child marriage under the age of 18 or someone in the organisation has a relationship outside with someone under 18.  

AmplifyChange regards anyone under the age of 18 as a minor. And, the organisations it works with and funds need to share that view, regardless of laws of the country in which they operate.  

All grantees have to sign up to AmplifyChange’s universal safeguarding principles. These are in grantee contracts.  

Other barriers include:  

Knowledge – people don’t understand sometimes about the issue or don’t know what to do if a safeguarding occurs.  

Safeguarding is seen as tick box exercise so an organisation may quickly Google it to get a policy and so fulfil donor criteria.  

But, finding a policy online or quickly developing one in a rush without thinking about it doesn’t mean that one understands the issues. An organisation needs to really understand the issues and develop its own policy, which is tailored to its own situation.  

Rkia   Regarding the knowledge barrier, what advice could you give organisations?  

Eloise   Organisations should discuss the issue both internally and externally and know their own situation.  

This means, identifying who their beneficiaries are and who they work with to define whether they are children or adults and what are the likely safeguarding risks in their situation and country.  

Going online [onto the internet] to copy and paste another organisation’s safeguarding policy is not enough as it would not be specific or relevant to the organisation.  

There are other barriers as well:  

People not taking issue seriously enough, thinking it won’t happen in their organisation. We do hear sometimes ‘Oh, we’ve never had a problem before, we’ll deal with it if and when it happens’. It is better to be prepared in advance than to have to deal with something just when it happens.

Also, victims being blamed or not believed can be a barrier.

People can also be worried about coming forward with concerns, they think they might be penalised in some way for ‘causing trouble’ or feel something is wrong but have no direct evidence, so they don’t really want to speak up. 

Another one is people or organisations worry about getting police involved as in some areas or in some context this could lead to further problems.  

But safeguarding issues can and do occur and when they do you need to be ready to respond quickly and appropriately. Otherwise, the situation can get out of hand very quickly and even more damage is done.  

Rkia What I take from that is safeguarding is a universal issue first, and that each organisation should be prepared for it as for any other risks. These safeguarding risks should be identified and included in all policies and people need to be aware of them.  

Eloise Yes. Absolutely. Organisations should always be alert for any potential safeguarding issues.  

Rkia  Eloise, can you give us a couple of real-life examples of safeguarding and how they were dealt with?  

Eloise Yes, of course. More and more services are going online, especially in response to the Covid-19 pandemic.  

In one service, a telephone support line, one of the key workers noticed that a male colleague often seemed to be talking to the same, young female client (she heard him use her name and also, he mentioned a couple of other things which suggested it was the same person on the phone line).  

She also later overheard him saying to the client to remember to always ask for him whenever she phoned. He did not say anything inappropriate to her about anything else.  

The worker was concerned about this as they were all just meant to pick up the phone to whichever call came through.  

She liked her colleague and didn’t want to get him into trouble, but also felt uncomfortable with what he was doing because it wasn’t quite what they were supposed to do.  

So, after thinking about it she approached her organisation’s safeguarding lead and raised her concerns.  

The safeguarding lead reassured her that she had done the right thing and that she would follow it up.  

The safeguarding lead spoke to the man concerned.  

He said he had built a good rapport with the woman and felt he could really help her.  

But the safeguarding lead reminded him about the safeguarding policy and that calls should be taken at random, so whenever there was the next call, whoever was free would pick up the phone and people shouldn’t be asking for a specific helpline person.  

She said and that the next time the caller rang and asked for him he needed to say he was tied up with something else and it was best to speak to a colleague.  

So, the safeguarding lead also re-arranged for all of the telephone support team to have a reminder training about the policy and what was and wasn’t appropriate communication and behaviour.  

So that is one example.  

Rkia  It is therefore instrumental to have training sessions to prevent compromising situations.    

Do you have another example?  

Eloise Yes, so the other example I will share with you about is about a girl who we will call ‘Girl A’ who was 13 years old:  

For about a year she had attended the weekly girls’ after-school club, never missing a session. 

She was a popular and active member. She liked getting involved in the activities and was full of ideas and suggestions. 

But, over a number of weeks, the club leader began to notice that Girl A was becoming increasingly withdrawn.  

She had stopped speaking up in sessions and rather than being up at the front in all the activities like before she would hang back. She hardly smiled anymore and seemed to have lost her confidence.  

She also started to miss sessions.  

So, the club leader asked her a few times if there was anything wrong, but Girl A just said always said she was fine. She also asked Girl A’s friends, but they didn’t know what was wrong either, just that she had changed.  

So, the club leader raised the issue with her manager who suggested talking to the girl’s teacher and then perhaps talking to the parents.  

So, the teacher reported she was worried too so the club leader decided to speak to the parents the next time she saw them.  

Through discussions with the parents, the club leader found that Girl A’s father thought his daughter should leave school and get married. They had started to look for prospective husbands for her and although the girl didn’t want to get married the father said their traditions demanded it.  

So, it wasn’t an easy situation, and it took some time, but with the support of community elders, the Girl’s teacher, the club leader’s manager and others, the club leader managed to persuade the girl’s parents to let her continue with her schooling and marriage plans were put on hold.

It was like a weight had been lifted off Girl A. She once again became an active member of the after-school club, she started smiling again and her confidence returned.  

Rkia Great. What I take from these two examples Eloise, and correct me if I am wrong, is:  

That when dealing with potential safeguarding cases, one should first of all ensure confidentially for each person involved, including the potential victim.  

And, be alert when someone’s behaviour changes.  

Correct?  

Eloise   Yes, that’s correct.  

Rkia In this respect, in your second example there is a significant change in the girl’s attitude, which alerted both the club leader and her teacher. That’s how they managed to help her by convincing her parents to let her study for her future.  

It’s amazing.  

One of the objectives of safeguarding is prevention but also case management and resolution by creating safe spaces for people involved.  

Rkia So, my next question is, what can grantees and potential grantees do to ensure that everyone remains safe?  

Eloise Firstly, safeguarding must be made a priority issue in the organisation – there needs to be buy-in to safeguarding from the top down.  

Then you need to develop a good, workable policy and processes for dealing with and resolving incidences.  

There are lots of templates that you can use for guidance – but ultimately, you need to have a policy that is suited to your organisation and your specific context.  

You need to make clear who is the safeguarding lead in your organisation – everyone needs to who to go to who can take forward safeguarding concerns with confidence.

Safeguarding is everyone’s responsibility – everyone in the organisation needs to think through what safeguarding may mean for them in their specific role. 

It’s important to sit down as a team in the organisation and think about:  

What are the risks in the organisation at different times and in different situations?  

How can we mitigate those risks, for example, no 1-to-1 sessions with children; limiting access to sensitive information, such as children’s details on databases; not giving out personal phone numbers or other details.  

Also, what is the process for reporting concerns?  

Who in the organisation will be the safeguarding lead namely, the person who takes responsibility for ensuring safeguarding measures in the organisation are as strong as they can be and who oversees any investigation when a concern is raised?  

So, you also need to think about:  

Who is the back-up safeguarding lead? So, for example, if you only had one safeguarding lead there could be an example where someone wanted to raise a concern against that particular person so ideally you would need two: the main safeguarding lead who people would go to but if they are not comfortable going to that person for a particular reason there is a back-up safeguarding lead.  

Think about what makes those people suitable to be the safeguarding leads for example, is it their life experience, their training, their skills.  

Confidentiality. all incidents should be raised confidentially and investigated confidentially.  

Need an incidence register where all concerns are logged, dated and the outcome of any incidents recorded.  

They need to think about the process for concerns to be investigated.  

If it is a false alarm, that’s OK. There should be no repercussions for anyone: not for the person who raised the issue, or the person who was investigated.  

They can have some very simple elements in place. For example, have a lockable post box in office where anyone can drop an anonymous note with their concerns. And, the box can be checked every morning. This can be enough if you know that not everyone has access to a computer or the Internet.  

Rkia Eloise, are there other things to consider or think about including in the safeguarding policy?  

Eloise   Yes.  

Organisations also need to think about where the incidence register is kept. It should be kept in a safe place, ideally a lockable cabinet so not everyone has access to it. And they should also think about who has access to that incident register?  

What timescales should be involved in investigating an incident? Ideally the policy should state how long things should take for an investigation.  

They should think about how to we write an accessible policy that covers children and adults and that everyone can read and sign.  

So, if your organisation works in a country where English isn’t the main language spoken by everyone then, an English language policy may be good for a donor to read but if would be no good to the beneficiaries of your organisation.  

Often, we see policies available only in English in Francophone countries but not all staff and volunteers may be able to read and understand English. So, there is a need to translate the policy and sometimes to do it in different languages to ensure that it is adequate in the context and that each person in the organisation can effectively read and understand it.  

Also, the policy needs to be reviewed each time there is an incident and updated if necessary so it’s a good idea to have version control.  

And also think about training: is there suitable training available? If so, you can put it in your grant budget and AmplifyChange can support the cost of this.  

Rkia  Great, and the training should be refreshed and regular?  

Eloise  Yes. Absolutely.  

Rkia A question AmplifyChange often gets asked by organisations is why they should also include vulnerable adults if their beneficiaries or who they are working with involves mainly children?  

Eloise Yes, can understand that. The answer really is because the safeguarding policy covers everyone, it is not limited to the organisation’s beneficiaries. So, it also includes staff and volunteers and there can be cases of abuse between a person who is high in the organisation’s hierarchy and a young volunteer who may be new to the organisation for instance.  

Rkia Any final thoughts Eloise that you would like to share with our listeners?  

Eloise Yes, some key takeaways I would advise for an organisation:  

AmplifyChange has guidance document that is accessible here: www.amplifychange.org this and this includes:  

And the document will help you as you write your safeguarding policy or strengthen the one you have.  

And lastly:  

always err on the side of caution, so never be afraid to raise something if you think something doesn’t feel right or seems odd, even if there is no direct evidence.  

It’s always better to be safe than sorry.  

Rkia Great, amazing. Thank you very much Eloise for your insights and for being with us on this podcast and thank you these interesting highlights on that important issue for organisations AmplifyChange works with. Thank you very much.  

Eloise  Thank you very much for having me on the podcast.